Teamassistenz mit Schwerpunkt Operations (w/m/d) / Teamassistant Operations (w/m/d)

In dieser Funktion verantworten Sie die selbstständige, organisatorische und administrative Betreuung unserer Kolleg:innen und sind Assistenz der Führungskräfte bei allen produktionsrelevanten, organisatorischen, planerischen und administrativen Aufgaben in den operativen Bereichen in Form eines Team Office-Managements. Es erwartet Sie ein abwechslungsreiches, eigenverantwortliches Aufgabengebiet in einem kollegialen, angenehmen Betriebsklima mit internationalem Arbeitsumfeld.

Was sind Ihre typischen Aufgaben?

Allgemein:

• 
  Eigenständig Korrespondenz in Deutsch und Englisch mit internen und externen Schnittstellen

• Als Gleitzeitbeauftragte:r Monitoring und Pflege der SAP-Zeiterfassungsdaten der Mitarbeiter:innen (Urlaube, Abwesenheiten, Nachträge und Korrekturen, Fehlersuche, Kontrolle, Ausdruck, Unterschrifteneinholung)
• Planung, Organisation und Betreuung von Besprechungen und Events, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
• Erstellung von Dienstreiseanträgen für Operations-Mitarbeiter ohne Windows-Account sowie Planung/Organisation von Dienstreisen und Begleitung des Prozesses vom Antrag bis zur Übergabe an die Personalverrechnung
• Fristen- und Dokumentenverwaltung für Rechtsangelegenheiten wie NDAs und Vertretungsregelungen
• Büromaterialbestellung, Getränke- und Cateringbestellung
• Bei Bedarf Unterstützung der Executive Assistant der Geschäftsführung
  

Operations:

• 
  Administrative, organisatorische und planerische Unterstützung/Assistenz des Head of Production und Head of Services

• Diverse Protokollführung sowie Organisation von Besucherrundgängen
• Verwaltung abteilungsinterner, personalrelevanter Dokumentationen (Einsatzplanung, Disposition, Zulagenlisten)
• Aktualisierung von behördlich prüfungsrelevanten Listen (z.B. Hebemittellisten, Anlagen, etc.)
• Zusammenstellung und Aufbereitung komplexer Datenbestände nach Anleitung (z.B. Kapa-Unterlagen)
• Aufbereitung und Vorbereitung von Auditunterlagen für die operativen Bereiche
  

Was bringen Sie mit?

• Sie bringen 3-5 Jahre Berufserfahrung als Assistenz im produktionsnahen oder technischen Umfeld mit

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (z.B. HAK, HAS)

• perfektes Deutsch in Wort und Schrift sowie korrespondenzfähige Englischkenntnisse

• Experte im Umgang mit MS-Office-Tools sowie fortgeschrittene SAP-Kenntnisse

• Sie haben eine strukturierte, exakte und selbstständige Arbeitsweise

• Sie bezeichnen sich als bodenständig, unkompliziert und belastbar

• Wichtig für Sie sind Ethik & Werte sowie absolute Diskretion

• Sie haben Freude an persönlicher Weiterentwicklung, welche an die Herausforderungen der wirtschaftlichen, technischen und gesellschaftlichen Zukunft angepasst ist

Unser Angebot an Sie:

• Wir bieten gleitende Arbeitszeit bei 40 Wochenstunden/5-Tage Woche, (38,5 Wochenstunden zuzgl. jährlich festgelegter kollektiver Einarbeitungsregelung für Fenstertage und den Jahreswechsel), Möglichkeit zu tageweisem Homeoffice, Jobticket, Parkmöglichkeit, Mittagstisch mit Essenszuschuss, Obst, gemeinsame Sport-Aktivitäten und Feste sowie Gesundheitsvorsorge und Betriebsarzt

• Für die ausgeschriebene Position beträgt das Monatsgehalt lt. Kollektivvertrag für Angestellte der Fahrzeugindustrie (Beschäftigungsgruppe E) mind. EUR 3.396,21 brutto mit der Bereitschaft einer Überzahlung entsprechend Ihrer Qualifikationen und Berufserfahrung

• Es erwarten Sie interne Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Personalentwicklung